Per creare con Gemini un file Excel per attività e scadenze, chiedi nella chat un allegato .xlsx e specifica quali colonne deve contenere, quali dati può usare e come trattare le informazioni mancanti. Google documenta la generazione di XLSX direttamente nelle conversazioni di Gemini Apps. Prima di usare il foglio, confronta ogni riga con gli appunti di partenza e controlla i calcoli. Guida ufficiale Google.
Qui trovi un progetto fittizio con dieci attività, il prompt completo e il file XLSX ottenuto davvero da Gemini. La prova si è svolta fra il 2 e il 3 ottobre 2026: generazione e download in Gemini, poi controllo dei dati e ricalcolo in LibreOffice. I sei conteggi coincidono con i risultati calcolati separatamente dagli appunti. Anche la modifica di un’attività aggiorna correttamente i totali.
Che cosa serve per chiedere a Gemini un file Excel?
Il percorso parte dalla chat su gemini.google.com. L’obiettivo è ottenere un file da aprire in Excel. Le istruzioni riguardano Gemini Apps, senza passare dall’assistente dentro Google Sheets o da un’integrazione dentro Microsoft Excel.
Per seguire l’esempio ti servono accesso a Gemini e un programma con cui aprire e controllare XLSX. Nella prova il selettore di Gemini mostrava Flash-Lite; il piano non è stato verificato. Non serve necessariamente Microsoft Excel: il file di questa demo è stato ricalcolato con LibreOffice. La prova non dimostra la disponibilità della funzione in ogni account.
La panoramica sulla generazione di file con Gemini offre il quadro generale. Qui ci concentriamo sullo scadenzario; per la disponibilità corrente usa la guida ufficiale di Google, senza trasferire al nuovo caso le condizioni storiche della panoramica.
Quali appunti usare per il progetto di prova?
Immagina di organizzare un piccolo laboratorio sulla scrittura di email. Il progetto e le persone sono inventati per questa dimostrazione: Ada coordina, Berto segue la logistica, Clelia prepara i contenuti e Dario la comunicazione.
La data di riferimento è 2 ottobre 2026, uguale per tutti i calcoli. “In ritardo” significa: attività ancora aperta con scadenza precedente a quel giorno. Un’attività che scade il 2 ottobre non è ancora in ritardo secondo questa regola. Contiamo giorni di calendario, quindi includiamo anche sabati e domeniche.
| ID | Attività | Responsabile | Stato | Scadenza |
|---|---|---|---|---|
| T01 | Definire obiettivo del laboratorio | Ada | Completata | 28/09/2026 |
| T02 | Confermare la sala | Berto | In corso | 30/09/2026 |
| T03 | Preparare la scaletta | Clelia | Completata | 01/10/2026 |
| T04 | Inviare gli inviti | Dario | Da fare | 01/10/2026 |
| T05 | Raccogliere le adesioni | Ada | In corso | 02/10/2026 |
| T06 | Preparare gli esercizi | Clelia | In corso | 05/10/2026 |
| T07 | Verificare proiettore e audio | Berto | Da fare | 06/10/2026 |
| T08 | Stampare le schede | Non assegnato | Da fare | Non concordata |
| T09 | Preparare il questionario finale | Ada | Da fare | 09/10/2026 |
| T10 | Inviare il materiale ai partecipanti | Dario | Da fare | 12/10/2026 |
Le parole “Non assegnato” e “Non concordata” servono a spiegare gli appunti in questa tabella. Nel foglio richiesto, le due celle di T08 devono restare realmente vuote e il motivo va nella colonna Note. Assegnare la stampa a Berto perché segue la logistica aggiungerebbe un incarico che nessuno ha concordato.
Scarica gli appunti del progetto fittizio. Per la prova usa questi dati, senza recuperare documenti o conversazioni di lavoro.
Quale prompt dare a Gemini per il file Excel?
Apri una nuova chat e incolla il prompt completo con gli appunti già inclusi. Nella prova Gemini ha restituito l’allegato attivita-laboratorio.xlsx. Il comando Apri ha mostrato il foglio nel visualizzatore; Scarica ha salvato il file originale.
Il prompt chiede due fogli: Attivita, con le singole righe, e Riepilogo, con data di riferimento e conteggi. Chiede un XLSX scaricabile, senza macro o collegamenti esterni. Una tabella disegnata nel messaggio non soddisfa la consegna.
Le regole decisive sono queste:
Usa solo gli appunti. Mantieni un’attività per riga. Se manca un responsabile o una scadenza, lascia la cella vuota e spiega il motivo nelle note. Calcola i giorni rispetto al 2 ottobre 2026. Escludi le attività completate dai ritardi attuali e indica “Da verificare” se manca una scadenza. Restituisci un vero allegato XLSX.
Questa è una sintesi: il prompt scaricabile contiene anche l’ordine delle colonne, le celle del riepilogo e i sei conteggi richiesti. Questi requisiti sono stati controllati nel file originale prodotto da Gemini.
La data di riferimento va in una cella unica. Il prompt evita OGGI() o TODAY(), la funzione che usa il giorno corrente: aprendo la prova in un’altra data cambierebbero i risultati. Dopo aver verificato il foglio, potrai decidere se mantenerlo legato a una data fissa o aggiornarlo per il lavoro quotidiano. Documentazione Microsoft su TODAY.
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Quando ottieni l’allegato, conserva una copia originale e fai i controlli su una seconda copia. Il primo confronto è molto concreto: devono esserci dieci attività, con gli ID da T01 a T10 una sola volta ciascuno. Verifica anche responsabili e stati: una riga completa ma assegnata alla persona sbagliata resta un errore.
Una data vera è un valore che il foglio riconosce per i calcoli. Una scritta che sembra una data può invece essere testo. Microsoft spiega che Excel conserva le date come numeri seriali: per questo può calcolare la distanza fra due giorni. Cambiare il formato visivo della cella, da solo, non dimostra che il valore sia quello corretto.
Su una copia del foglio controlla il tipo con la funzione che verifica i numeri, ISNUMBER nella documentazione inglese, oppure con gli strumenti del tuo editor. Il risultato numerico è solo il primo controllo: confronta comunque giorno, mese e anno con il brief. Anche un numero corrispondente alla data sbagliata supera un test sul tipo. Funzioni IS di Microsoft.
Controlla poi la differenza fra celle vuote e formule che mostrano un vuoto. La scadenza e il responsabile di T08 sono dati mancanti: le celle di partenza devono essere vuote. Nella colonna calcolata “Giorni alla scadenza”, invece, il prompt chiede una formula che restituisca una stringa vuota quando manca la data o l’attività è completata. Visivamente possono sembrare la stessa cosa, ma hanno funzioni diverse. Funzione IF di Microsoft.
Infine seleziona una cella calcolata e verifica che contenga una formula. Poi, sulla copia, cambia T02 da “In corso” a “Completata”: con le regole dell’esempio, le aperte devono passare da 8 a 7 e le aperte in ritardo da 2 a 1. Ripristina lo stato iniziale dopo il controllo. La prova su una copia ricalcolata in LibreOffice ha confermato entrambi i cambiamenti, senza modificare l’originale.
Quali numeri devono tornare nel nostro esempio?
La tabella seguente riporta le attese calcolate separatamente dagli appunti. Tutti e sei i valori coincidono con il riepilogo mostrato da Gemini e con il file ricalcolato in LibreOffice. La data di riferimento resta il 2 ottobre 2026 anche aprendo il file nei giorni successivi.
| Indicatore | Risultato atteso al 02/10/2026 |
|---|---|
| Attività totali | 10 |
| Completate | 2 |
| Aperte, cioè Da fare o In corso | 8 |
| Aperte in ritardo | 2 |
| Scadenze mancanti | 1 |
| Responsabili mancanti | 1 |
Le due attività in ritardo sono T02, scaduta da due giorni, e T04, scaduta da un giorno. La colonna “Giorni alla scadenza” deve quindi mostrare rispettivamente -2 e -1. T05 deve mostrare 0 ed essere indicata come non in ritardo.
Per T06, T07, T09 e T10 i giorni attesi sono rispettivamente 3, 4, 7 e 10. Per T01 e T03, già completate, la colonna giorni resta visivamente vuota. Anche per T08 resta vuota, ma la colonna ritardo deve dire “Da verificare”: manca la data necessaria a decidere.
Quel conteggio di due ritardi non racconta la puntualità di tutto il progetto. Non sappiamo quando siano state completate T01 e T03: negli appunti manca la data effettiva di conclusione. Il foglio richiesto misura soltanto i ritardi delle attività ancora aperte.
Puoi consultare i file XLSX originale di Gemini e i risultati attesi in CSV. È una tabella di riferimento prodotta localmente, senza formule, non un XLSX creato da Gemini. Usala dopo la generazione per controllare il risultato; non incollarla nel prompt della prova.
Che cosa fare se manca il file o qualcosa non torna?
Se la risposta contiene soltanto testo, chiedi esplicitamente l’allegato XLSX. Se il prodotto segnala che non può generarlo, annota il messaggio e fermati: non basta cambiare estensione a una tabella per dimostrare che la generazione sia riuscita.
Se ottieni un file, descrivi l’errore con il suo ID. Per esempio: “Nella riga T08 hai aggiunto una scadenza. Il brief non la contiene: lascia vuota la cella e spiega nelle note che va concordata”. Conserva l’originale anche dopo una correzione, poi ripeti i controlli sul nuovo file.
Il file originale ha superato i controlli su dieci righe, date, celle mancanti, formule e sei conteggi. Non sono state necessarie correzioni ai dati. Il ricalcolo e la modifica di T02 sono stati verificati in LibreOffice; non è stato eseguito un test dentro Microsoft Excel. Questa prova riguarda il piccolo esempio fornito, non certifica fogli diversi o più complessi.
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No. Il prompt usa solo gli appunti fittizi incollati nella chat e chiede di non collegarsi ad altre app.
In questo esempio no: il foglio deve indicare Da verificare. Un ritardo si può accertare solo per un’attività aperta con data precedente al 2 ottobre 2026.
Fonti
- Google: generazione file in Gemini Apps
- Microsoft: date e funzione TODAY
- Microsoft: conteggi con condizioni
- Microsoft: funzioni IS e controllo del tipo
- Microsoft: funzione IF
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Articolo scritto con il supporto dell’intelligenza artificiale, sotto la mia supervisione. La responsabilità di quello che leggi è mia.
Divulgo l’intelligenza artificiale con un approccio pragmatico. Su questo blog, su Substack, YouTube, WhatsApp e nel mio podcast Cronache di Intelligenza Artificiale racconto come uso davvero l’AI nel lavoro quotidiano: produttività per professionisti, ecosistema Google AI (Gemini, NotebookLM, AI Studio), Claude Cowork e Claude Code. Non racconto l’AI come magia: non ti dà il talento che non hai, ma può moltiplicare quello che sai già fare.